Когда просят BI, а нужен был фильтр
Запрос «нужна BI-аналитика» на аудитах часто оказывается запросом на один отчёт, который есть в штатной аналитике CRM, но его не нашли или не настроили. Начинать стоит с коробки. Прежде чем строить дашборды, проверьте, на какой вопрос там нет ответа. Если ответ есть, это настройка отчёта, а не отдельный инструмент.
BI-конструктор — это отдельный раздел Битрикс24 для отчётов и дашбордов на данных портала. Данные в нём обновляются автоматически, хотя доступность зависит от тарифа, и это стоит проверить до планирования работ.
Где проходит граница
Штатная аналитика отвечает на вопросы внутри CRM. BI-конструктор нужен для вопросов, которые связывают CRM с остальным.
В аналитике CRM есть воронка продаж, динамика продаж, сравнение периодов, отчёты по лидам и эффективность менеджеров, причём с фильтрами по любым полям и переходом из цифры к списку сделок. Этого хватает. Видно, где теряются сделки и кто выполняет план. BI-конструктор нужен, когда данные из сделок нужно сложить с данными из звонков, задач, счетов или внешней базы и показать в одном дашборде под ваш вопрос.
Вопрос 1. Сколько нам стоит клиент по каждому каналу
Штатный отчёт покажет число лидов из канала. Стоимость клиента не покажет: расходов на рекламу в CRM нет.
Чтобы посчитать стоимость клиента, нужны данные о расходах по каналам за период рядом с числом оплаченных сделок из этих каналов. В BI-конструкторе расходы подгружаются отдельным набором данных, а источник в сделках должен заполняться автоматически, иначе половина клиентов окажется в «прочем». Тогда цифра ничего не значит.
Вопрос 2. Как связаны активность менеджера и результат
Звонки, письма, задачи и закрытые сделки лежат в разных отчётах, а вопрос «у кого много звонков, но мало продаж» требует одного экрана. Это дашборд по менеджерам: число звонков и их длительность, отправленные письма, выполненные задачи, сделки на стадиях и закрытые за период. Такой экран показывает, у кого проблема в активности, а у кого в конверсии, и разговор с менеджером становится предметным.
Штатно цифры есть, но не рядом.
Вопрос 3. Что происходит с деньгами, а не со сделками
Сделка закрыта, но это не значит, что деньги пришли. Отчёт по оплатам и дебиторке строится на счетах, а не на сделках.
Если счета и оплаты приходят в портал из 1С через штатный обмен, дашборд в BI-конструкторе покажет выставленное, оплаченное и просроченное по клиентам и менеджерам. Это тот отчёт, который руководитель обычно просит у бухгалтерии раз в неделю. После настройки он открывается сам.
Практика: первый дашборд мы строим на один вопрос и на один экран. Дашборд из двадцати виджетов не открывают по той же причине, что и двадцать штатных отчётов.
Что подготовить в данных до дашборда
Дашборд не чинит данные, а показывает их. Пустые поля станут пустыми колонками.
До построения нужно проверить четыре вещи. Источники в сделках заполняются автоматически из форм, телефонии и мессенджеров. Стадии закрытия однозначны: «успешна» означает одно и то же для всех менеджеров.
Суммы стоят в поле суммы, а не в названии сделки, и товары заведены с ценами. План продаж, если он нужен в дашборде, задан в портале, а не в таблице. Об этом мы писали отдельно. Если хотя бы одно из условий не выполнено, дашборд покажет красивую неправду, и его перестанут открывать через месяц.
Домашнее задание руководителю
- Записать три вопроса, на которые руководитель не может ответить из портала сейчас, и для каждого проверить, нет ли ответа в штатной аналитике CRM.
- Открыть список сделок таблицей и посмотреть, заполнены ли источник, сумма и товары.
- Проверить, доступен ли BI-конструктор на вашем тарифе.
- Выбрать один вопрос для первого дашборда. Не три.
Один отчёт или дашборд можно заказать отдельно от внедрения как типовую задачу, из расчёта 3 000 ₽ в час. Если вопросов больше трёх и данные в сделках требуют порядка, это уже часть внедрения. Какие из ваших вопросов закрываются штатно, а для каких нужен BI-конструктор, выясним на бесплатном аудите: хватит получаса.