Таблица, которую открывают раньше CRM
Ситуация с аудита, без названий. Оптовая компания, портал внедрён год назад, сделки ведутся в CRM. Рядом живёт таблица отгрузок: логист заполняет её по сообщениям менеджеров в чате. Клиент, номер сделки, дата, машина, статус цветом строки. Менеджер утром открывает сначала её, а потом уже Битрикс24. Руководитель узнаёт о задержке отгрузки из этой же таблицы, когда клиент уже позвонил.
Таких таблиц мы находим на каждом внедрении. Как они появляются и почему тянут команду из портала, мы разбирали в статье о саботаже CRM. Здесь про другое: что с такой таблицей делать.
Что в этой таблице было не так
Сама по себе таблица работала. Проблема в том, что она дублировала CRM и не была с ней связана. Клиент и сумма переписывались из сделки руками, поэтому расходились. Строка не знала, к какой сделке относится, и из карточки сделки в неё было не попасть. Статус «отгружено» ставили цветом, и история смены цветов нигде не сохранялась.
Доступ был у всех по ссылке. Менеджер мог случайно поправить чужую строку, и никто не видел, что поменялось.
И последнее: таблицу знал только тот, кому прислали ссылку. Новый сотрудник узнавал о ней на второй неделе.
Как это устроено в Битрикс24
Официальная справка описывает смарт-процесс как свой тип элемента в CRM, который живёт рядом с лидами, сделками, контактами и компаниями. У него свои поля карточки, свои стадии, канбан, права доступа и связи с задачами и календарём. Справка приводит примеры: реестр квартир у агентства недвижимости, база животных у ветклиники, договоры с поставщиками у автосервиса. Отгрузки устроены так же.
Создаётся смарт-процесс в разделе CRM, в списке смарт-процессов, по одному из трёх шаблонов: «Список», «Всё включено» или «С чистого листа». При создании включаются инструменты: свои стадии и канбан, воронки, роботы и триггеры. Роботы работают только при включённых стадиях. Хотя включить можно всё сразу, мы начинаем с полей и стадий, а роботов добавляем, когда команда прошла по канбану руками.
Связь со сделкой есть штатная. В смарт-процесс добавляется поле для выбора сделок, а в карточке сделки появляется вкладка со связанными элементами. Элемент можно указать и в задаче.
Как таблица превращается в смарт-процесс
Колонки становятся полями. Поля для каждого смарт-процесса создаются отдельно, через настройки канбана или списка, и группируются в разделы карточки. Клиент здесь не текст, а системное поле «Клиент»: контакты и компании из CRM. Сделка тоже поле, а не номер в ячейке.
Цвета строк превращаются в стадии: «Ждёт машину», «Отгружено», «Доставлено». Три колонки в канбане, и на каждой видно число элементов. Карточка просмотра показывает в канбане только нужные поля, карточка создания определяет, что заполняется сразу.
Строки никто не перепечатывает. По справке, элементы смарт-процесса импортируются из CSV в режиме просмотра «Список»: шаблон файла скачивается из окна импорта, колонки файла сопоставляются с полями портала. Импорт рассчитан на загрузку новых элементов, а не на постоянную синхронизацию с таблицей. После него таблицу закрывают.
Права настраиваются отдельно для каждого смарт-процесса в правах CRM: чтение, добавление, изменение, удаление, экспорт и импорт, по своим элементам, элементам отдела или всем. Логист редактирует все отгрузки, менеджер видит свои и добавляет новые.
Я обычно прошу показать мне таблицу до того, как открыть портал: по ней видно, чего команде не хватает в CRM.
Чем это закончилось бы при правильной настройке
Менеджер в карточке сделки на стадии «Договор подписан» нажимает «Создать» во вкладке отгрузок и заполняет дату и адрес. Сделка уже привязана, клиента он выбирает из CRM, а не печатает. Логист видит новый элемент в канбане, тянет его по стадиям, а робот на стадии «Отгружено» отправляет менеджеру уведомление. Руководитель открывает канбан отгрузок и видит, что стоит дольше срока. Режим «Дела» раскладывает элементы по сроку запланированных дел.
Таблица уходит в архив, и утром команда открывает уже портал.
Правда, смарт-процессы доступны не на всех тарифах, и справка отсылает к странице тарифных планов. Это первое, что стоит проверить, прежде чем планировать перенос.
Какие таблицы переносить не стоит
Не каждая таблица заслуживает смарт-процесса. План продаж в портале задаётся штатно, мы писали об этом в статье про план. Сводки, которые руководитель собирает из CRM в пятницу, относятся к отчётам, а не к новому типу элемента. Одноразовые списки вроде участников выставки проще оставить документом.
Смарт-процесс нужен, когда у строки таблицы есть жизненный цикл: она появляется, проходит этапы, у неё есть ответственный, и к ней возвращаются. Сколько таких таблиц у вас в компании?
С чего начать у себя
Начните с одной таблицы. Возьмите ту, которую открывают чаще портала, и выпишите её колонки и цвета: колонки станут полями, цвета стадиями, а колонка «клиент» превратится в поле со связью с CRM. Дальше зависит от того, в каком состоянии портал. На внедрении мы собираем смарт-процессы вместе с воронками, полями и ролями, это часть внедрения под ключ. Для работающего портала перенос одной таблицы считаем в часах по ставке типовой задачи и называем оценку после разговора. Такую таблицу можно принести на аудит: посмотрим экраном и скажем, что переносить, а что оставить.