Почему план есть, а выполнение никто не видит
План продаж есть почти в каждой компании — в таблице у руководителя отдела. Факт живёт в CRM, а иногда в 1С. Чтобы сравнить одно с другим, руководитель раз в неделю выгружает сделки, сводит их в таблицу и рассылает менеджерам. К моменту рассылки цифры устарели, а менеджеры узнают, как идут дела, с опозданием на неделю.
В Битрикс24 план задаётся в самой CRM, и выполнение считается по закрытым сделкам автоматически. Настройка занимает меньше времени, чем одна ручная сводка, но требует двух решений: что считать выполнением и кому какой план.
Что именно считаем: сумму или количество
План по сумме нужен, когда сделки разные по размеру. План по количеству — когда продукт один и важна активность.
Битрикс24 позволяет выбрать цель плана: сумма или число успешных сделок. Для отдела с чеками от десяти тысяч до миллиона план по количеству бессмысленен — одна крупная сделка перекроет месяц. Для колл-центра, который продаёт одинаковые подписки, наоборот, важнее число закрытий. Иногда нужны оба, но начинать стоит с одного, чтобы менеджеры понимали, за что их спрашивают.
Отдельно решите, что считается успешной сделкой: подписанный договор или поступившая оплата. От этого зависит стадия, на которой сделка закрывается, и то, насколько план–факт совпадёт с деньгами в 1С.
План на отдел и на каждого менеджера
План на отдел без разбивки по людям — это пожелание, а не план.
В настройках плана Битрикс24 задаёт цифру на всю компанию, на направление и на каждого сотрудника, а период выбирается из месяца, квартала, полугодия или года. Мы всегда раскладываем план до менеджера: сумма личных планов должна сходиться с планом отдела, иначе кто-то из команды рассчитывает, что «остальное закроют другие». Если менеджеры работают в разных воронках, план по направлениям покажет, какое из них отстаёт.
Практика: план новичка на первые месяцы ставим отдельно и ниже — иначе он с первого дня видит красную цифру и перестаёт смотреть на отчёт.
Где смотреть план–факт
План–факт должен открываться в два клика и у руководителя, и у менеджера.
Выполнение плана показывается в аналитике CRM рядом с воронкой продаж: сколько закрыто, сколько осталось, какая доля периода прошла. Менеджер видит свой план, руководитель — всех. Полезно рядом держать сумму сделок на стадиях переговоров: так видно, у кого результат месяца ещё может измениться, а у кого в воронке пусто и план не выполнится при любых усилиях. Доступ к плану и его редактированию настраивается в правах CRM, чтобы менеджеры не правили себе цифры.
Что делать с планом в середине месяца
План меняют в двух случаях: ошиблись в цифре или изменились условия. В остальных — не трогают.
Если в середине месяца стало ясно, что план завышен вдвое, его лучше честно скорректировать и записать причину, чем полтора месяца смотреть на невыполнение, к которому все привыкли. Но если план правят каждую неделю под текущий факт, он перестаёт быть планом. Мы советуем договориться о правиле заранее: план фиксируется до начала периода и пересматривается один раз, при существенном изменении условий.
Почему план в Excel убивает отчёт
Пока план живёт в таблице, отчёт в портале показывает только факт — а факт без плана никто не открывает.
Это самая частая причина, по которой настроенный отчёт по продажам не смотрят. Руководитель сводит план–факт в таблице, менеджеры ждут рассылку, а портал остаётся местом, куда «надо внести». Стоит перенести план в CRM, и тот же отчёт начинает отвечать на вопрос «как мы идём», а не «сколько продали».
Что сделать на этой неделе
- Решить, по чему считается план: сумма или количество, договор или оплата.
- Разложить план отдела по менеджерам так, чтобы сумма сходилась.
- Завести план в Битрикс24 на текущий период и закрыть его от редактирования менеджерами.
- Удалить таблицу с планом или оставить её только как архив прошлых периодов.
План–факт работает только на сделках, которые ведут в портале: если стадии закрытия размыты, факт будет врать — как формулировать стадии, мы разбирали отдельно. Настройка плана и отчёта по нему — типовая задача по ставке 3 000 ₽ за час, а на бесплатном аудите за 30 минут мы посмотрим, можно ли на ваших данных построить план–факт, которому поверит команда.