Права вспоминают после увольнения менеджера
Пока портал настраивают, права кажутся лишней бюрократией: команда маленькая, все свои. Вопрос возникает, когда уволившийся менеджер уносит выгрузку базы, стажёр случайно удаляет сотню контактов, а два менеджера спорят, чей это клиент. К этому моменту в портале обычно все администраторы, потому что так было проще при настройке.
В Битрикс24 из коробки есть две роли: администратор с полным доступом и менеджер, который видит и редактирует только свои элементы. Между ними нужно построить ещё одну-две роли под реальную структуру отдела. Это недолго. Но решения нужны от руководителя.
Три роли, которых хватает большинству
Менеджер, руководитель отдела и директор: на этом наборе работает почти любой отдел продаж.
Менеджер видит свои лиды, сделки и контакты, создаёт и редактирует их, но не удаляет и не выгружает. Руководитель отдела видит всё по своему отделу, может менять ответственного и закрывать чужие сделки, но база всей компании ему не нужна. Директор видит всё. Обычно он только читает.
Администратор: отдельная техническая роль для одного-двух человек, которые настраивают портал. Роли назначаются сотрудникам или сразу отделам из структуры компании, поэтому новичок получает права автоматически.
«Свои» и «все» сделки
Уровень доступа задаётся действию, а не человеку: читать можно всё, менять только своё.
Для каждого действия в Битрикс24 выбирается охват: свои элементы, элементы своего отдела, отдела с подотделами или все. Чаще всего мы оставляем менеджеру чтение всех контактов и компаний, чтобы он видел, что клиент уже есть в базе, и не создавал дубль, но изменение только своих. По сделкам решение зависит от одного: конкурируют ли менеджеры за клиентов? Если да, чужие сделки закрываем целиком.
Отдельно полезны права по стадиям: на первой стадии сделку могут менять все, кто с ней работает, а на стадии «выставили счёт» только ответственный и руководитель. Так менеджер не двигает сделку в «успешную» сам себе.
Практика: если менеджеры просят «показать всё, чтобы не мешало», значит, они ищут клиентов друг у друга в базе. Это решается не правами, а правилом распределения лидов.
Экспорт и удаление: только по решению руководителя
Кнопка экспорта у каждого менеджера означает, что базу можно унести в один клик.
Экспорт и импорт настраиваются в роли отдельными правами, и мы выключаем их всем, кроме руководителя и администратора. То же с удалением. Удалённые элементы попадают в корзину, но разбирать её после стажёра никому не хочется. Менеджеру для работы удаление не нужно: ошибочную сделку он переводит в «провалена» с причиной, и история остаётся.
Ошибка «все администраторы»
Администратор видит всё, меняет всё и настраивает права. Если таких пять, прав в портале нет.
Так получается, когда портал настраивал сотрудник, которому выдали максимальные права «на время», и по той же логике получили их остальные. Мы на аудитах первым делом смотрим список администраторов. Оставляем одного-двух. Остальным даём роль по должности, а настройки портала в проекте внедрения ведём под своей учётной записью, которую после запуска можно отключить.
Как объяснить команде
Права стоит подавать через защиту менеджера, а не через контроль.
Закрытая база гарантирует менеджеру, что его клиента не заберёт коллега и что при споре «кто первый» история покажет правду. Руководителю отдела она гарантирует, что стажёр не снесёт контакты, директору, что при уходе сотрудника база останется в компании. Объясните это до настройки. Тогда роли принимаются спокойно, а не воспринимаются как недоверие.
Проверка за полчаса
- Открыть список администраторов портала и оставить в нём одного-двух человек.
- Выписать должности в отделе продаж и для каждой ответить: что видит, что меняет, может ли экспортировать и удалять.
- Решить, видят ли менеджеры чужие сделки и на каких стадиях сделку можно менять.
- Проверить, что новые сотрудники попадают в отделы структуры. Иначе роли придётся раздавать вручную.
Роли настраивают как типовую задачу, оценка начинается от двух часов. Особенно они важны сразу после переезда из другой CRM, когда вся база оказывается в новом портале. Кто у вас сейчас может выгрузить базу, мы покажем на бесплатном аудите: обычно этот список удивляет.