Почему о правах вспоминают после увольнения менеджера
Пока портал настраивают, права кажутся лишней бюрократией: команда маленькая, все свои. Вопрос возникает, когда уволившийся менеджер уносит выгрузку базы, стажёр случайно удаляет сотню контактов, а два менеджера спорят, чей это клиент. К этому моменту в портале обычно все администраторы, потому что так было проще при настройке.
В Битрикс24 из коробки есть две роли: администратор с полным доступом и менеджер, который видит и редактирует только свои элементы. Между ними нужно построить ещё одну-две роли под реальную структуру отдела. Это не долго, но требует решений от руководителя.
Три роли, которых хватает большинству
Менеджер, руководитель отдела и директор — на этом наборе работает почти любой отдел продаж.
Менеджер видит свои лиды, сделки и контакты, создаёт и редактирует их, но не удаляет и не выгружает. Руководитель отдела видит всё по своему отделу, может менять ответственного и закрывать чужие сделки, но база всей компании ему не нужна. Директор видит всё, и обычно только читает. Администратор — отдельная техническая роль для одного-двух человек, которые настраивают портал. Роли назначаются сотрудникам или сразу отделам из структуры компании, поэтому новичок получает права автоматически.
«Свои» и «все» сделки
Уровень доступа задаётся не человеку, а действию: читать можно все, менять — свои.
Для каждого действия в Битрикс24 выбирается охват: свои элементы, элементы своего отдела, отдела с подотделами или все. Чаще всего мы оставляем менеджеру чтение всех контактов и компаний — чтобы он видел, что клиент уже есть в базе, и не создавал дубль, — но изменение только своих. По сделкам решение зависит от того, конкурируют ли менеджеры за клиентов: если да, чужие сделки закрываем целиком.
Отдельно полезны права по стадиям: на первой стадии сделку могут менять все, кто с ней работает, а на стадии «выставили счёт» — только ответственный и руководитель. Так менеджер не двигает сделку в «успешную» сам себе.
Практика: если менеджеры просят «показать всё, чтобы не мешало», значит, они ищут клиентов друг у друга в базе. Это решается не правами, а правилом распределения лидов.
Экспорт и удаление — только по решению руководителя
Кнопка экспорта у каждого менеджера означает, что базу можно унести в один клик.
Экспорт и импорт — отдельные права в роли, и мы выключаем их всем, кроме руководителя и администратора. То же с удалением: удалённые элементы попадают в корзину, но разбирать её после стажёра никому не хочется. Менеджеру для работы удаление не нужно — ошибочную сделку он переводит в «провалена» с причиной, и история остаётся.
Ошибка «все администраторы»
Администратор видит всё, меняет всё и настраивает права. Если таких пять, прав в портале нет.
Так получается, когда портал настраивал сотрудник, которому выдали максимальные права «на время», и за ним по той же логике — остальным. Мы на аудитах первым делом смотрим список администраторов. Оставляем одного-двух, остальным даём роль по должности, а настройки портала в проекте внедрения ведём под своей учётной записью, которую после запуска можно отключить.
Как объяснить команде
Права стоит подавать через защиту менеджера, а не через контроль.
Менеджеру закрытая база — это гарантия, что его клиента не заберёт коллега и что при споре «кто первый» история покажет правду. Руководителю отдела — что стажёр не снесёт контакты. Директору — что при уходе сотрудника база останется в компании. Если это проговорить до настройки, роли принимаются спокойно, а не воспринимаются как недоверие.
Что сделать на этой неделе
- Открыть список администраторов портала и оставить в нём одного-двух человек.
- Выписать должности в отделе продаж и для каждой ответить: что видит, что меняет, может ли экспортировать и удалять.
- Решить, видят ли менеджеры чужие сделки и на каких стадиях сделку можно менять.
- Проверить, что новые сотрудники попадают в отделы структуры — иначе роли придётся раздавать вручную.
Настройка ролей — типовая задача от 2 часов по ставке 3 000 ₽ за час. Права особенно важны сразу после переезда из другой CRM, когда вся база оказывается в новом портале. На бесплатном аудите за 30 минут покажем, кто у вас сейчас может выгрузить базу, — обычно этот список удивляет.