Чего боятся при переезде
Главный страх руководителя — потерять историю: переписку с клиентом за три года, записи звонков, файлы договоров. Второй — что команда на месяц выпадет из работы, пока привыкает к новой системе. Оба страха обоснованы, если переезд понимать как «выгрузили таблицу контактов и загрузили в Битрикс24».
Переезд — это перенос не таблицы, а процесса: воронок, полей, автоматизаций, интеграций и истории. Ниже — как мы его делаем, чтобы команда продолжила работать без пауз.
Что переносится
Переносится всё, что есть в старой системе: клиенты, сделки, переписка, звонки и файлы — с датами и авторами.
Контакты и компании переезжают с реквизитами и историей. Сделки — со стадиями, суммами, ответственными и датами, включая закрытые за прошлые годы, если вы решили их брать. Переписка по почте и в мессенджерах, записи звонков и файлы привязываются к тем же карточкам, к которым были привязаны в старой системе. Что именно переносить, решаем на карте переезда: закрытые сделки пятилетней давности часто не нужны, а вот история переписки по действующим клиентам — обязательна.
Сначала карта переезда, потом данные
Воронки и поля старой системы не совпадают с Битрикс24 один в один — их нужно сопоставить до загрузки.
В старой CRM могло быть двенадцать стадий, из которых менеджеры пользовались пятью; поля, которые никто не заполнял; автоматизации, о которых забыли. На карте переезда мы решаем, какие воронки, поля и роли из старой системы нужны в Битрикс24, а от чего пора избавиться. Поле к полю, стадия к стадии: сделки из стадии «Думает» уезжают в «отправили КП» с делом «перезвонить», а не в такую же бессмысленную стадию. Как формулировать стадии, мы писали отдельно.
Тестовая миграция на копии и сверка
Первая загрузка делается на копию портала и нужна только для того, чтобы найти ошибки.
После тестовой миграции сверяем: сходится ли число контактов, сделок и файлов, попали ли сделки в нужные стадии, видна ли переписка в карточках, правильно ли легли ответственные. Ошибки на этом этапе — норма: кодировка, дубли контактов, сделки без клиента. Их чиним в правилах переноса, а не руками в портале. Боевая миграция идёт по проверенным правилам в согласованное с вами время, обычно когда отдел не работает.
Практика: сверять нужно не только итоговые цифры, но и десять случайных карточек вручную — открыть в старой системе и в Битрикс24 рядом. Цифры сходятся чаще, чем содержимое.
Автоматизации и интеграции воссоздаём
Роботы и подключения не переносятся файлом — их настраивают заново, и это шанс убрать лишнее.
Телефония, почта, заявки с сайта, мессенджеры и штатный обмен с 1С подключаются к Битрикс24 заново, чтобы новые звонки и заявки сразу попадали в новый портал. Роботы и триггеры воссоздаём по карте переезда: только те, которыми команда пользовалась. Обычно их оказывается втрое меньше, чем было настроено.
Что делать со старой системой первый месяц
Старую CRM оставляют доступной только для чтения. Вести сделки в двух системах нельзя ни дня.
В день переезда команда начинает работать в Битрикс24, а в старую систему заглядывает, только если чего-то не нашла. Такие случаи мы просим записывать: они показывают, что не попало в правила переноса, и дозагружаем это отдельно. Через месяц, когда вопросов не осталось, доступ к старой системе закрывают. Работать параллельно «на всякий случай» — верный способ получить две неполные базы вместо одной.
Что сделать на этой неделе
- Выписать из старой CRM воронки, стадии и поля, которыми реально пользуются, и отметить лишние.
- Решить, какую историю переносить: за какой период, с перепиской или без, с закрытыми сделками или только с активными.
- Составить список интеграций старой системы: телефония, почта, сайт, мессенджеры, 1С.
- Назначить дату переезда на время, когда отдел не ведёт сделки.
Переезд — отдельная услуга, смета на неё считается после аудита по объёму данных и интеграций и фиксируется в договоре. Если у вас уже есть портал Битрикс24, в который переезжают из другой системы, начните с его ревизии. На бесплатном аудите за 30 минут посмотрим старую систему и скажем, что из неё стоит брать с собой.