Чего боится руководитель при переезде
Страха два. Первый и главный: потерять историю, то есть переписку с клиентом за три года, записи звонков, файлы договоров. Второй: команда на месяц выпадет из работы, пока привыкает к новой системе. Оба страха обоснованы, если переезд понимать как «выгрузили таблицу контактов и загрузили в Битрикс24».
На деле это перенос не таблицы, а процесса: воронок, полей, автоматизаций, интеграций и истории.
Ниже о том, как мы его делаем, чтобы команда продолжила работать без пауз.
Что переносится
Переносится всё, что есть в старой системе: клиенты, сделки, переписка, звонки и файлы, с датами и авторами. Компании и контакты переезжают с реквизитами и историей. Сделки уезжают со стадиями, суммами, ответственными и датами, включая закрытые за прошлые годы, если вы решили их брать.
Переписка по почте и в мессенджерах, записи звонков и файлы привязываются к тем же карточкам, к которым были привязаны в старой системе. Что именно переносить, решаем на карте переезда. Выбор за вами. Закрытые сделки пятилетней давности часто не нужны, а вот история переписки по действующим клиентам обязательна.
Сначала карта переезда, потом данные
Воронки и поля старой системы не совпадают с Битрикс24 один в один: их нужно сопоставить до загрузки.
В старой CRM могло быть двенадцать стадий, из которых менеджеры пользовались пятью. Могли остаться поля, которые никто не заполнял, и автоматизации, о которых забыли. На карте переезда мы решаем, какие воронки, поля и роли из старой системы нужны в Битрикс24, а от чего пора избавиться.
Поле к полю, стадия к стадии. Сделки из стадии «Думает» уезжают в «отправили КП» с делом «перезвонить», а не в такую же бессмысленную стадию. Как формулировать стадии, мы писали отдельно.
Тестовая миграция на копии и сверка
Первая загрузка делается на копию портала и нужна только для того, чтобы найти ошибки.
После неё сверяем: сходится ли число контактов, сделок и файлов, попали ли сделки в нужные стадии, видна ли переписка в карточках, правильно ли легли ответственные. Ошибки здесь нормальны. Это кодировка, дубли контактов, сделки без клиента. Их чиним в правилах переноса, а не руками в портале. Боевая миграция идёт по проверенным правилам в согласованное с вами время, обычно когда отдел не работает.
Практика: сверять нужно не только итоговые цифры, но и десять случайных карточек вручную — открыть в старой системе и в Битрикс24 рядом. Цифры сходятся чаще, чем содержимое.
Автоматизации и интеграции воссоздаём
Роботы и подключения не переносятся файлом: их настраивают заново, и это шанс убрать лишнее.
Телефония, почта, заявки с сайта, мессенджеры и штатный обмен с 1С подключаются к Битрикс24 заново, чтобы новые звонки и заявки сразу попадали в новый портал. Роботы и триггеры воссоздаём по карте переезда. Только те, которыми команда пользовалась. Обычно их оказывается втрое меньше, чем было настроено.
Что делать со старой системой первый месяц
Старую CRM оставляют доступной только для чтения. Вести сделки в двух системах нельзя ни дня.
В день переезда команда начинает работать в Битрикс24, а в старую систему заглядывает, только если чего-то не нашла. Такие случаи мы просим записывать. Они показывают, что не попало в правила переноса, и это дозагружают отдельно. Через месяц, когда вопросов не осталось, доступ к старой системе закрывают.
Параллельная работа «на всякий случай» даёт две неполные базы вместо одной.
Шаги на ближайшие дни
- Выписать из старой CRM воронки, стадии и поля, которыми реально пользуются. Лишние отметить.
- Решить, какую историю переносить: за какой период, с перепиской или без, с закрытыми сделками или только с активными.
- Составить список интеграций старой системы: телефония, почта, сайт, мессенджеры, 1С.
- Назначить дату переезда на время, когда отдел не ведёт сделки.
Переезд оформляется как отдельная услуга. Смету считают после аудита, по объёму данных и интеграций, и фиксируют в договоре. Если портал Битрикс24 у вас уже есть и переезд идёт в него, начните с ревизии портала.