Сколько времени менеджер тратит на счёт
Типичный путь счёта: менеджер открывает прошлый счёт в текстовом редакторе, меняет номер, дату, название клиента и суммы, сохраняет в PDF, прикладывает к письму. Двадцать минут, две опечатки в реквизитах и номер, который совпал с прошлым. Договор — то же самое, только дольше и с юристом.
В Битрикс24 документ формируется из карточки сделки по шаблону: на портале уже есть стандартные макеты счёта, акта и коммерческого предложения, а свой шаблон договора загружается отдельно. Ниже — что нужно настроить, чтобы это работало без правок руками.
Реквизиты в полях, а не в комментариях
Шаблон берёт данные из полей карточки. Всё, что записано в комментарии, в документ не попадёт.
Реквизиты вашей компании хранятся в её карточке в портале, вместе с подписью и печатью. Реквизиты клиента — ИНН, КПП, адреса, банк — в карточке его компании или контакта. Чтобы менеджеры заполняли их одинаково, в Битрикс24 настраиваются шаблоны реквизитов: нужные поля появляются в карточке сами. Мы на внедрении выносим реквизиты в отдельный обязательный блок на стадии «выставили счёт»: до этой стадии они не нужны, а на ней без них документ не собрать.
Поля и переменные в шаблоне
Шаблон — обычный документ, в котором вместо значений стоят переменные из карточки.
В шаблон подставляются название и реквизиты сторон, номер и дата, товары и услуги из табличной части сделки с ценами и суммой, ответственный менеджер. Если для договора нужно поле, которого нет в карточке, — срок поставки, условия оплаты, — его добавляют в сделку и ссылаются на него в шаблоне. Правило простое: чем меньше в договоре текста, который менеджер правит руками после генерации, тем реже в нём ошибки.
Практика: мы просим юриста выделить в договоре всё, что меняется от сделки к сделке. Обычно это восемь–десять мест, и каждое становится полем карточки.
Нумерация без дублей
Номер документу присваивает нумератор, а не менеджер, — поэтому дублей не бывает.
В Битрикс24 отдельные нумераторы для документов, счетов и предложений. Шаблон номера собирается из переменных: префикс, год, месяц, порядковый номер, при необходимости номер сделки. Порядковый номер можно обнулять ежегодно или ежемесячно. Если в компании уже есть принятая нумерация, её воспроизводят в нумераторе, а не наоборот, — иначе бухгалтерия получит два ряда номеров.
Отправка клиенту из карточки
Документ уходит клиенту из той же карточки письмом, и это письмо остаётся в истории сделки.
После генерации документ можно сразу отправить по почте с вложением, а копия и факт отправки сохраняются в карточке. Менеджеру не нужно скачивать файл и искать адрес клиента: письмо уходит на почту из карточки контакта. Если счёт отправляется на бланке с подписью и печатью, они подставляются из реквизитов компании одной галочкой при создании документа.
Где шаблоны ломаются
Шаблон ломается не в шаблоне, а в данных: реквизиты в комментарии, товары без цен, две карточки одного клиента.
Самая частая картина на аудитах: шаблон настроен, но менеджеры всё равно правят документ руками, потому что реквизиты клиента записаны в комментарии к сделке, товар добавлен строкой «по договорённости», а сумма — в названии сделки. Вторая по частоте: у клиента две карточки, и документ собирается из той, где реквизитов нет. Поэтому настройку шаблонов мы начинаем с полей и порядка их заполнения, а не с макета.
Связь с оплатой
Выставленный счёт должен двигать сделку, а оплата — двигать её дальше.
Создание счёта мы привязываем к стадии: робот на стадии «выставили счёт» формирует документ по шаблону и отправляет письмо, а триггер на оплату переводит сделку на следующую стадию. Если оплаты учитываются в 1С, статус приходит из неё через штатный обмен. Как строятся такие цепочки, мы разбирали в статье об автоматизации.
Что сделать на этой неделе
- Открыть пять последних сделок и проверить, где записаны реквизиты клиента: в полях или в комментарии.
- Взять действующий договор и отметить в нём всё, что меняется от сделки к сделке.
- Записать текущий формат номера счёта и договора — его повторит нумератор.
- Проверить, что товары и услуги в сделках заведены с ценами, а не строкой в названии.
Настройка шаблонов документов — типовая задача от 2 часов по ставке 3 000 ₽ за час: реквизиты, шаблоны счёта и договора, нумератор и отправка из карточки. На бесплатном аудите за 30 минут посмотрим, из чего у вас сейчас собирается счёт и что мешает делать это из сделки.