Счёт, который менеджер собирает руками
Типичный путь счёта: менеджер открывает прошлый счёт в текстовом редакторе, меняет номер, дату, название клиента и суммы, сохраняет в PDF, прикладывает к письму. Двадцать минут, две опечатки в реквизитах и номер, который совпал с прошлым. Знакомая картина. Договор устроен так же, только дольше и с юристом.
В Битрикс24 документ формируется из карточки сделки по шаблону: на портале уже есть стандартные макеты счёта, акта и коммерческого предложения, а свой шаблон договора загружается отдельно.
Ниже — что нужно настроить, чтобы это работало без правок руками.
Реквизиты в полях, а не в комментариях
Шаблон берёт данные из полей карточки. Всё, что записано в комментарии, в документ не попадёт.
Реквизиты вашей компании хранятся в её карточке в портале, вместе с подписью и печатью. Реквизиты клиента (ИНН, КПП, адреса, банк) лежат в карточке его компании или контакта. Чтобы менеджеры заполняли их одинаково, в Битрикс24 настраиваются шаблоны реквизитов: нужные поля появляются в карточке сами. Мы на внедрении выносим реквизиты в отдельный обязательный блок на стадии «выставили счёт». Раньше менеджера ими не нагружаем, зато на этой стадии без них документ не собрать.
Поля и переменные в шаблоне
Шаблон — обычный документ, в котором вместо значений стоят переменные из карточки. В него подставляются название и реквизиты сторон, номер и дата, товары и услуги из табличной части сделки с ценами и суммой, ответственный менеджер. Если для договора нужно поле, которого нет в карточке (срок поставки, условия оплаты), его добавляют в сделку и ссылаются на него в шаблоне.
Правило простое. Чем меньше в договоре текста, который менеджер правит руками после генерации, тем реже в нём ошибки.
Практика: мы просим юриста выделить в договоре всё, что меняется от сделки к сделке. Обычно это восемь–десять мест, и каждое становится полем карточки.
Нумерация без дублей
Номер документу присваивает нумератор, а не менеджер, поэтому дублей не бывает.
В Битрикс24 отдельные нумераторы для документов, счетов и предложений. Шаблон номера собирается из переменных: префикс, год, месяц, порядковый номер, при необходимости номер сделки. Порядковый номер можно обнулять ежегодно или ежемесячно. Если в компании уже есть принятая нумерация, её воспроизводят в нумераторе, а не наоборот. Два ряда номеров не нужны.
Отправка клиенту из карточки
После генерации документ можно сразу отправить из той же карточки по почте с вложением: копия и факт отправки сохраняются, письмо остаётся в истории сделки. Скачивать файл не нужно. Адрес клиента искать тоже: письмо уходит на почту из карточки контакта. Если счёт отправляется на бланке с подписью и печатью, они подставляются из реквизитов компании одной галочкой при создании документа.
Где шаблоны ломаются
Шаблон ломается не в шаблоне, а в данных: реквизиты в комментарии, товары без цен, две карточки одного клиента.
Самая частая картина на аудитах: шаблон настроен, но менеджеры всё равно правят документ руками. Реквизиты клиента записаны в комментарии к сделке, товар добавлен строкой «по договорённости», а сумма стоит в названии сделки. Вторая причина: дубль карточки клиента. Документ собирается из той карточки, где реквизитов нет. Поэтому настройку шаблонов мы начинаем с полей и порядка их заполнения, а не с макета.
Связь с оплатой
Счёт и оплата должны двигать сделку по стадиям.
Создание счёта мы привязываем к стадии: робот на стадии «выставили счёт» формирует документ по шаблону и отправляет письмо, а триггер на оплату переводит сделку на следующую стадию. Оплаты ведутся в 1С? Статус приходит из неё через штатный обмен. Как строятся такие цепочки, мы разбирали в статье об автоматизации.
Что посмотреть в портале сегодня
- Открыть пять последних сделок и проверить, где записаны реквизиты клиента: в полях или в комментарии.
- Взять действующий договор и отметить в нём всё, что меняется от сделки к сделке.
- Записать текущий формат номера счёта и договора. Его повторит нумератор.
- Проверить, что товары и услуги в сделках заведены с ценами, а не строкой в названии.
Шаблоны счёта и договора, нумератор и отправку из карточки мы настраиваем как типовую задачу: оценка начинается от 2 часов. Из чего у вас собирается счёт сейчас, можно посмотреть на бесплатном аудите, там хватит получаса.